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Seit dem 1. Januar 2020 gilt die Neufassung der GoBD-Verwaltungsanweisung des Bundesministerium der Finanzen der Bundesrepublik Deutschland. Diese „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD)“ beinhalten unter Anderem die Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation, welche alle organisatorischen und technischen Prozesse der Datenverarbeitung in einem Unternehmen beschreibt. Daneben sollen Kontrollmechanismen installiert werden, die die Qualität der Prozesse gewährleisten.

Dazu gehören beispielsweise folgende Fragestellungen:

  • Wie erhalten Sie Ihre Rechnungen? Digital (als Anhang zur E-Mail, Download aus einem Portal, etc.) und / oder in Papierform per Post?
  • Wie sind die Zuständigkeiten für den Posteingang, wer prüft die Eingangsrechnungen (Rechnungsprüfung)?
  • Wie ist der weitere Ablauf bis hin zur Buchung und Kontierung (inkl. Zuständigkeiten)?
  • Wie werden die Rechnungen bezahlt (inkl. Zuständigkeiten)?
  • Wie werden Ausgangsrechnungen erstellt, mit welcher Software? Von wem? (inkl. Zuständigkeiten)
  • Welche Daten fließen in die Rechnungen ein (bspw. aus Stundenaufzeichnungen, Materialentnahmescheinen, Warenwirtschaft)?
  • Wie fließen diese Daten in die Rechnungen ein (manuell, automatisiert, über Schnittstellen)?
  • Wie gelangen die Ausgangsrechnungen zum Kunden (per Briefpost, als Mail-Anhang, über ein Portal, …)?
  • Wie kommen die Rechnungen in die Buchhaltung (z.B. in Papierform, gescannt, per E-Mail-Upload, …)?
  • Wer legt die Belege wo und nach welchem System ab?
  • Wie erfolgt die Beleg-Archivierung?
  • Wer ist für die Buchhaltung zuständig (Verbuchung inhouse oder beim Steuerberater)?
  • Wie erfolgt die Bearbeitung der Buchhaltung (in Papierform oder digital, mit welchen Programmen – bspw. AGENDA oder DATEV Unternehmen online)?
  • Wer hat Zugriff auf Belege und Buchhaltung?
  • Wie läuft das Vertragsmanagement in Ihrem Unternehmen ab (Zuständigkeiten für Vertragsschlüsse, Vertragsprüfungen – inkl. umsatzsteuerlicher Voraussetzungen, Ablage, Archivierung und Überwachung)?
  • Wie wird der Zahlungsverkehr in Ihrem Unternehmen abgewickelt? Nutzen Sie Onlinebanking oder Papierüberweisungen? (inkl. Angaben zu zuständigen und befugten Personen)?
  • Wie betreiben Sie Onlinebanking (bspw. mittels einer gesonderten Bankingsoftware oder über die Website Ihrer Bank)?
  • Wer plant und organisiert die Inventur, wie sind die Abläufe?
  • Wann wird die Inventur üblicherweise durchgeführt?
  • Inhalte der Verfahrensdokumentation

    In der Regel besteht eine Verfahrensdokumentation aus den folgenden Komponenten:

    • 1. Allgemeine Beschreibung,
    • 2. Anwenderdokumentation,
    • 3. technische Systemdokumentation,
    • 4. Betriebsdokumentation und
    • 5. Internes Kontrollsystem (IKS).

    Bitte beachten Sie: Art, Umfang und Inhalt einer Verfahrensdokumentation können stark variieren. Auch die genannten Komponenten können durchaus regelrecht „verschwimmen“.

    Unsere Leistungen

    • Ermittlung des Ist-Stands
    • Beratung zur Erreichung einer einwandfreien Verfahrens-dokumentation
    • Beratung zur Implementierung bzw. Verbesserung der Prozesse
    • Erstellung der Verfahrens-Dokumentation