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Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern einen Zuschuss zu den Fahrtkosten „Wohnung – erste Tätigkeitsstätte“ zahlen. Der Zuschuss kann vom Arbeitgeber bis zur Höhe der Entfernungspauschale pauschal mit 15 Prozent versteuert werden; diese beträgt aktuell 0,30 Euro pro Entfernungskilometer. Der Zuschuss bleibt für den Arbeitnehmer steuer- und abgabenfrei. Der Fahrtkostenzuschuss muss vom Arbeitgeber über die Lohnabrechnung abgerechnet und am Jahresende auf der Lohnsteuerbescheinigung ausgewiesen werden.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer pendelt täglich zehn Kilometer zu Firma und zurück nach Hause. Aus Vereinfachungsgründen kann der Arbeitgeber unterstellen, dass der Arbeitnehmer jeden Monat an 15 Tagen – also an 180 Tagen im Jahr – zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte hin- und herfährt:

Berechnung der Entfernungspauschale: 180 Arbeitstage × 30 Kilometer × 0,30 Euro = 540 Euro.

Der pauschalierbare Fahrtkostenzuschuss durch den Arbeitgeber beträgt somit maximal 540 Euro;
Dies entspricht einem monatlichen pauschalen Fahrtkostenzuschuss von 45 Euro.

Die Lohnsteuer für den Fahrtkostenzuschuss kann pauschal mit 15 Prozent erhoben werden. Die pauschale Lohnsteuer trägt grundsätzlich der Arbeitgeber. Der pauschal besteuerte Arbeitslohn ist in der Lohnsteuerbescheinigung einzutragen. Es fallen keine Beträge zur Sozialversicherung an.

Damit der gezahlte Fahrtkostenzuschuss pauschal besteuert werden darf – und dadurch für den Arbeitnehmer steuerfrei bleibt – muss er zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden. Eine Gehaltsumwandlung ist nicht zulässig, bzw. wäre „steuerschädlich“.